Si se preguntara a expertos informáticos sobre la innovación tecnológica que más ha ayudado a la comunicación, seguramente el e-mail estaría entre los primeros y quizá el líder. Sin embargo, es un arma de doble filo si no se utiliza de forma correcta.

Las malas prácticas de los correos electrónicos

Con los correos electrónicos se producen muchas malas prácticas como contestaciones automáticas, sonido cada vez que entre un mail en la bandeja de entrada, hacer copias a más personas de las necesarias… Gestionar de un modo adecuado esta tarea puede aumentar la productividad del empleado e, incluso, mejorar el clima laboral y equilibrar la vida personal y profesional.

 De hecho, Tum Burres, experto en la materia, afirma que una mala gestión del correo electrónico supone a las empresas una pérdida de más de 4.000 millones de euros en todo el mundo. El día a día en el trabajo, se basa, cada vez más, en revisar, responder o borrar correos. Se ha calculado que un 30% de la jornada laboral se dedica a estos menesteres. Es por este motivo que es de vital importancia utilizar de un modo el correcto el correo para que sea una ayuda y no una amenaza.

El 70% de los empleados utiliza mal el correo electrónico con la pérdida de tiempo que esto conlleva. Para hacer un buen uso del correo son muchas las prácticas que pueden ponerse en marcha. Parece ser que las buenas prácticas que podemos poner en marcha para gestionar de un modo eficaz nuestro son ignoradas hasta que un experto nos hace caer en ellas.

Una de los principales focos de pérdida de tiempo, aumento del estrés y desmotivación es lo que podría llamarse como el “e-mail para todos”. Es decir, el envío de e-mails con copias, visibles u ocultas, a diversos receptores. Este tipo de copias a diferentes destinatarios en los correos son en un 90% innecesarias y generan pérdida de tiempo en aquellas personas que no tienen una relación directa con el tema que se trata en el mensaje.

Mails necesarios

La comodidad del mail hace acostumbrarnos a enviar correos sin reparar en si son necesarios o no, o en si el tono era el adecuado. En los e-mails se pierde mucho de la intencionalidad que tiene el emisor y que el receptor no puede recibir. Es importante realizar comunicaciones que nos permitan mantener la comunicación no verbal.

Por eso, los empleados debe tener mucho cuidado con lo que se escribe y pensar si es totalmente necesario ese mensaje que se va a escribir porque puede dar lugar a desavenencias o malos entendidos.